ADMINISTRATIEF DIRECTEUR

07 September 2021

Get in touch!

Interesse?

Meer informatie is te verkrijgen bij de heer Sammy Brié, tel.: +32 16 37 37 24.Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 03/10/2021 via onze online sollicitatietoepassing

KU Leuven wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking. Hebt u vragen in verband met toegankelijkheid of ondersteuningsmogelijkheden, dan kan u ons contacteren via diversiteit.HR@kuleuven.be.

(ref. ATP-2021-448)

Apply before 03 October 2021

De Faculteit Letteren is één van de 15 faculteiten van de KU Leuven en maakt deel uit van de Groep Humane Wetenschappen. Haar onderzoekers verrichten onderzoek in het domein van geschiedenis, taalkunde, vertaalwetenschap, literatuurwetenschap, taal- en regiostudies, archeologie, kunstwetenschappen en musicologie. De Faculteit verzorgt binnen al die domeinen hoogstaand onderwijs en biedt meer dan 30 opleidingen aan op vier campussen, gevestigd in Antwerpen, Brussel, Kortrijk en Leuven. Ze telt een 4000-tal studenten en meer dan 700 personeelsleden.

Als administratief directeur geef je het HR- en financieel beleid van de Faculteit vorm binnen de krijtlijnen bepaald door de universiteit, de decaan en het bestuur van de Faculteit. Je speelt een centrale rol in de coördinatie van de ondersteunende processen op het vlak van onderwijs, onderzoek, internationalisering, communicatie, ICTS en logistiek. Je garandeert een kwalitatief hoogstaande en efficiënte dienstverlening binnen de Faculteit en draagt zo bij tot de globale werking van de Faculteit. Je werkt nauw samen met de decaan en de bestuursploeg en draagt actief bij tot de voorbereiding, opvolging en implementatie van de besluitvorming van de bestuursorganen van de Faculteit.

Functie
  • Je staat aan het hoofd van de facultaire dienstverlening (een 100-tal medewerkers) en tekent het personeelsbeleid ervan uit in lijn met het centrale beleid. Je coacht de diensthoofden en stimuleert onderlinge samenwerking en informatiedoorstroming, zowel binnen als tussen de campussen. Je creëert een positieve werkomgeving waarin voluit wordt ingezet op de ontwikkeling van competenties en de uitbouw van gemotiveerde en performante teams.
  • Je bent rechtstreeks verantwoordelijk voor de domeinen financiën en hr: je leidt het hr-proces bij aanwervingen en verlengingen samen met de betrokken medewerkers in goede banen, je staat in voor het beheer van de financiële middelen binnen het beleidskader bepaald door KU Leuven en doet proactief voorstellen voor de financiële planning, opvolging en bijsturing op middellange termijn.
  • Je geeft rechtstreeks leiding aan de diensten Communicatie en ICTS, bent eindverantwoordelijke voor de veiligheid en correcte toewijzing van ruimten en technische infrastructuur en zorgt voor een optimale benutting ervan.
  • Je verzekert in samenspraak met de inhoudelijk of academisch verantwoordelijken een optimale en efficiënt georganiseerde werking van de facultaire dienstverlening, afgestemd op de relevante processen binnen de KU Leuven én met oog voor de noden van de verschillende gebruikers. Je bewaakt daarbij de goede werkverdeling binnen de diensten, en speelt een actieve rol bij het evalueren ervan.
  • Vanuit je kennis van de ondersteunende processen en het algemene beleid van de KU Leuven kan je proactief en op vraag input geven aan het beleid. Je neemt actief deel aan beleidsdiscussies en adviseert de decaan, de vicedecanen en het Faculteitsbestuur. Je neemt deel aan de vergaderingen van het Faculteitsbestuur en de Faculteitsraad en aan bijeenkomsten van andere organen waarin het facultaire beleid mee bepaald wordt. Je bewaakt campusoverschrijdend de informatiedoorstroom vanuit deze organen naar de facultaire diensten, en omgekeerd. Je staat in voor het verslag van het Faculteitsbestuur en de Faculteitsraad.
  • Je behartigt mee de belangen van de Faculteit binnen de Groep Humane Wetenschappen en de universiteit en verzorgt je contacten met andere faculteiten en de centrale diensten. Je draagt zorg voor de informatiedoorstroom en afstemming tussen de Faculteit, de Groep en het centrale beleid en zorgt ervoor dat de noden en specificiteit van de Faculteit en haar campussen op het gebied van ondersteunende processen voldoende begrepen worden.
Profiel
  • Je beschikt over een masterdiploma of gelijkwaardig door relevante ervaring.
  • Je beschikt over aantoonbare, sterk ontwikkelde leidinggevende en organisatorische capaciteiten. Je hebt oog voor de ontwikkeling van mensen en teams en je kan medewerkers motiveren.
  • Je hebt ervaring in een beleidsondersteunende functie en je bent vertrouwd met het beheer en de optimalisatie van administratieve processen. Ervaring met organisatieverandering en de impact ervan is een pluspunt.
  • Kennis van de administratieve onderwijs-, personeels- en financiële processen binnen een academische omgeving en vertrouwdheid met de academische wereld strekken tot aanbeveling.
  • Je slaagt erin om het overzicht te bewaren binnen een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden.
  • Je bent communicatief sterk en kan je vlot uitdrukken in het Nederlands en het Engels. Je bent in staat om op een accurate en genuanceerde manier de schriftelijke verslaggeving te verzorgen van facultaire vergaderingen.
  • Je hebt zin voor initiatief, je bent flexibel en stressbestendig.
  • Je bent vertrouwd met ICT-toepassingen voor administratie en gegevensbeheer en -verwerking.
Aanbod

Wij bieden een voltijdse tewerkstelling van onbepaalde duur. Aan deze functie is een verloning gekoppeld op het niveau van graad 9, 10 of uitzonderlijk 11, afhankelijk van je ervaring en competenties.